El proceso administrativo es importante en una empresa grande y que cuenta con grandes recursos, y es mucho más importante en una micro o pequeña empresa con recursos limitados
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¿Por qué deberías aprender a administrar correctamente tu negocio?
De acuerdo con diversos autores, planear, organizar, dirigir y controlar, son las principales funciones que conforman el proceso administrativo y se aplican en organizaciones de todos giros y tamaños. El proceso administrativo se instala en una empresa con el propósito de mejorar el desempeño de una organización, con el fin de hacerla sobrevivir y mejorar su posición competitiva en el mercado.
Aun cuando el sentido común e intuición son elementos importantes en la manera de administrar una empresa en sus inicios, aplicar el proceso administrativo en una empresa implica sentar bases para detonar un crecimiento en beneficios de los dueños y todos los grupos de interés relacionados con la empresa como son los proveedores, clientes, competidores, gobierno y comunidad.
La importancia de la planificación
Planear es una de las actividades menos valoradas en el proceso de operación de una micro o pequeña empresa, ya que se considera una pérdida de tiempo y recursos. Estudios citan que alrededor del 80% del fracaso de las empresas está ligado a la falta de planeación. Planear es un proceso por medio del cual una organización establece objetivos, define estrategias, asigna recursos y determina un plan de seguimiento para llegar a un estado deseado en determinado periodo de tiempo.
La falta de objetivos claros y específicos, dificulta al empresario darle sentido y dirección a los esfuerzos que realiza en su empresa. Se puede percibir que se hace mucho pero no se llega a un punto en particular.
Se debe planear a nivel estratégico, lo que implica determinar la razón de existir de una organización (misión) y hacia dónde se dirige (visión), por medio de lo cual se establecen los objetivos estratégicos y los valores o filosofía con que la empresa vivirá. Este tipo de planeación generalmente tiene un horizonte de largo plazo, que puede ir de uno a cinco o más años.
La planeación operativa se refiere a los planes que se hacen para lograr objetivos específicos en un periodo de tiempo corto, normalmente de un año; algunos ejemplos de estos planes están ligados a valor de ventas, volumen de producción, costos de producción, entre otros.
Generalmente una micro o pequeña empresa tiende a enfocar sus esfuerzos en los planes de operación, pero algunas, incluso, solo ejecutan las actividades del día a día.
Usar la tecnología a tu favor
El mundo actual ha generado un crecimiento muy importante en el desarrollo de tecnologías que facilitan la administración de una empresa. La importancia de la tecnología en el entorno actual es que facilita la recopilación de datos que ayudan al análisis y la toma de decisiones.
Existen sistemas básicos para una empresa, como pueden ser los Sistemas Punto de Venta (POS), que capturan todas las operaciones de venta de la empresa, identificando a qué cliente se le vendió, qué producto y qué precio; esta información nos ayuda a entender a los clientes así como a planear las ventas futuras. Este mismo tipo de sistema nos permite llevar un control de inventarios, cuentas por pagar a proveedores, y cuentas por cobrar de las ventas a crédito.
Un Sistema de Administración de Relaciones con Clientes (CRM) facilita el seguimiento de las actividades de venta y el avance en el seguimiento a clientes. El Sistema más complejo, y probablemente, más completo es el Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), el cual integra toda la información de la empresa y facilita el proceso administrativo.
También existen aplicaciones (app) diseñadas para procesos específicos, que facilitan muchas actividades de control y seguimiento: para registro de gastos, para control de combustible de autos, para tener reuniones a distancia, entre muchas otras más.
Invertir en tecnología es invertir en facilitar el proceso de administración, y fortalecer las bases de la planeación de una empresa.
Registrar gastos y ventas
Al implementar sistemas de información, se facilita registrar todos los ingresos y gastos de la empresa, con lo que es más fácil determinar si la empresa está ganando o perdiendo dinero. Si incluimos los costos de producción, podemos saber cual es la utilidad que obtenemos por producto y como empresa.
La importancia de estos registros es que permite también conocer cuales son los gastos más relevantes y que se deben controlar, así como cuáles son las fuentes de los ingresos principales. Saber qué productos o servicios se venden más, y son más rentables, permite asignar de mejor manera el recurso financiero y los espacios de venta para tener aquellos productos que nos dan mayor rentabilidad.
Controlar el inventario
En una empresa comercializadora, se dice que alrededor del 60% del valor de los activos está en el inventario. Si no se tiene un control adecuado de los inventarios de la empresa, se pone en riesgo una cantidad de recursos financieros importantes. Una empresa comercializadora debe cuidar el inventario de producto terminado, que en otras palabras es la mercancía para venta.
Una empresa de manufactura o producción, debe controlar tres tipos de inventarios: materia prima, que es el inventario de lo que la empresa necesita para producir; producción en proceso, que son las materias primas usadas en el proceso de producción pero que aún no se termina. Finalmente, el inventario de producto terminado que es el que está listo para vender.
Nuevamente, la tecnología puede ser un aliado muy importante en este proceso.
Conocer el tipo de cliente
El proceso de planeación tiene que basarse en el tipo de cliente que estamos atendiendo. Para este documento, voy a describir a dos tipos de cliente: el cliente de negocio, y el cliente final. A continuación describiré algunos elementos característicos de estos dos tipos de cliente.
Cliente de negocios, reconocido como un mercado de negocio a negocio (B2B) generalmente compra productos para ganar dinero con ellos, ya sea como mercancía que revenderá, o como parte de un proceso de producción para generar un nuevo producto. Normalmente este cliente compra volumen, de manera periódica, busca atributos de calidad en un producto (resistencia, sabor, consistencia, etc), y buscará negociar siempre para lograr el menor precio posible.
Cliente final, conocido como mercado de consumidor final (B2C). Sus compras son para consumir el producto o servicio. Se enfoca en atributos de calidad relacionados a maximizar el valor de su compra, como vida útil del producto, experiencia del proceso de compra, servicio postventa. Busca obtener lo mejor al mejor precio posible, pero en algunos casos está dispuesto a pagar más por un producto o servicio con desempeño superior al de la competencia.
Conocer el tipo de cliente determinará los esfuerzos de administración que una empresa deberá desarrollar.
Dar seguimiento a las actividades del equipo de trabajo
Todo lo que se define en la planeación no tiene sentido, si no se ejecuta, y esta última parte es llevada a cabo por un equipo de personas que deben asegurarse que los planes se hagan realidad. Seleccionar quién deberá desarrollar determinada tarea, en que tiempo se deberá lograr y asegurar que el resultado sea el deseado, se logra mediante la coordinación de un equipo de trabajo.
Para maximizar este proceso, es importante contar con herramientas de seguimiento que pueden ir desde agendas de revisión con sesiones presenciales o virtuales. Estas revisiones se deberán basar en compromisos definidos con tiempos claros, el uso de cronogramas de trabajo son importantes. Es importante ser disciplinados en el proceso de seguimiento, ya que si el líder deja de dar seguimiento, el equipo de trabajo se puede relajar y no alcanzar los objetivos esperados.
Google Calendar es una herramienta que permite compartir fechas y compromisos dentro de un equipo de trabajo, ayudando a gestionar los compromisos y recordatorios con el equipo responsable de hacer que las cosas ocurran.
Conclusión
Para cualquier dueño o director de empresa, el proceso de administración es una de las funciones claves que ayudarán a lograr los objetivos establecidos. En el proceso de mejora de las operaciones, el tener datos es clave, de aquí la importancia de contar con tecnología que facilite el proceso de obtener, analizar e interpretar los datos para generar la información necesaria para tomar las mejores decisiones en la empresa.
Control de ventas, gastos, e inventarios son actividades fundamentales para optimizar el manejo del dinero en la empresa.
Conocer al tipo de cliente que se atiende es una tarea fundamental en la planificación de una empresa, ya que de ahí se desprenden esfuerzos específicos para alcanzar metas de ventas y estimar el tipo de gastos en que se incurrirán para tener éxito.
Los objetivos definidos en la empresa se alcanzarán mediante el equipo de trabajo, mismo que requiere ser liderado y monitoreado adecuadamente para asegurar que las tareas se están desarrollando conforme lo planeado.
Alberto Guerra Gonzalez
